Afin d’attester de la valeur juridique d’un document officiel dans un pays étranger, les autorités locales peuvent exiger une démarche de certification par apostille. En quoi consiste cet acte d’authentification ? Quels sont les documents concernés par l’apostille ? Et quelles sont les exigences spécifiques en matière de certification en Chine ? Traducta vous répond.
Qu’est-ce qu’une démarche de certification par apostille ?
Un acte d’apostille est une démarche de certification qui vise à attester de l’authenticité de la signature, de l’identité du signataire et du sceau d’un document légal. Cette démarche d’authentification s’effectue via l’apposition d’un timbre (appelé « apostille »).
Quand l’apostille est-elle nécessaire en Chine ?
Réaliser une démarche d’apostille en Chine est nécessaire pour faire authentifier un document auprès d’une autorité chinoise. Cette formalité peut en effet être exigée par les instances locales, dans plusieurs cas de figure, tels que :
- Une demande de visa pour la Chine ;
- Un mariage ou un divorce ;
- L’obtention d’un poste dans une entreprise en Chine ;
- L’inscription dans une université chinoise ;
- L’ouverture d’une entreprise ou d’une filiale en Chine ;
- Toutes démarches nécessaires dans le cadre d’une expatriation en Chine ;
- …
Une démarche d’apostille en Chine peut ainsi concerner tous types de documents officiels : un acte notarié, un jugement de divorce, un acte de naissance, un acte de mariage ou tout autre acte d’état civil…
Pour réaliser une démarche dans un pays non francophone et hors UE, tel que la Chine, c’est alors le document traduit qui devra faire l’objet d’un acte de légalisation ou d’apostille. Pour cela, il doit toutefois s’agir d’une traduction jurée.
Selon le type de document à authentifier, les autorités chinoises peuvent exiger une démarche d’authentification par apostille ou par légalisation. L’apostille est une procédure plus rapide et plus simple que la démarche pour légaliser un document. Cette dernière implique la certification du document par un notaire, l’authentification par le Ministère des Affaires Étrangères et la légalisation par l’ambassade.
En outre, certains pays ont conclu des accords internationaux permettant de bénéficier d’une dispense de légalisation ou d’apostille. C’est notamment le cas des pays de l’Union européenne.
Le 8 mars 2023, la Chine a par ailleurs annoncé son adhésion à la convention « Apostille » (la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’obligation de légalisation des actes publics étrangers) qui sera effective le 7 novembre 2023. Ce traité international remplace l’obligation de légalisation du document par la délivrance d’un certificat d’Apostille, une formalité simplifiée et moins coûteuse.
→ Bon à savoir : les règles d’apostille et de légalisation peuvent également varier selon la province de Chine concernée. Il conviendra donc de se renseigner directement auprès des autorités locales pour connaître les démarches d’authentification à réaliser.
Comment obtenir une apostille pour la Chine ?
Cela varie d’un pays à l’autre mais, pour la Chine, vous devez généralement adresser votre demande d’apostille au tribunal de la juridiction où le document a été établi. Chaque État partie à la Convention de La Haye définit quelles autorités publiques sont chargées de délivrer l’apostille. Pour connaître les autorités compétentes de chaque pays, vous pouvez consulter le site web de la Conférence de La Haye. En Suisse, l’autorité cantonale compétente pour les certifications et la Chancellerie fédérale, à Berne, sont habilitées à apposer des apostilles sur des actes authentiques. De même, le coût de la délivrance de l’apostille varie d’un pays à l’autre.
Il n’est pas rare que les pays où un document en langue étrangère doit être reconnu exigent une traduction certifiée. Dans ce cas, l’apostille doit être apposée sur le document traduit, pas sur le document d’origine. Il est préférable de vérifier à l’avance si le document doit être traduit ou non. Le cas échéant, vous devrez faire appel à un traducteur assermenté ou à une agence de traduction reconnue.
Dans le cadre de la procédure d’apostille, notre agence de traduction peut se charger de la traduction jurée et de l’obtention de l’apostille pour vous. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
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Vos questions sur les démarches d’Apostille en Chine
Entre pays de l’Union européenne, la plupart des documents publics sont acceptés sans qu’une démarche d’apostille soit exigée (acte de naissance, acte de décès, acte de mariage, jugement de divorce, etc.). Toutefois, pour certains documents, ou dès lors que la démarche concerne un pays hors UE, des formalités d’authentification via légalisation ou apostille devront alors être réalisées.
Toute personne peut déposer une demande d’apostille. Pour connaître les autorités compétentes de chaque pays, vous pouvez consulter le site web de la Conférence de La Haye. Si vous habitez à l’étranger, vous pouvez généralement adresser votre demande de certification ou d’apostille à l’ambassade ou au consulat de votre pays d’origine.
La plupart des documents juridiques et légaux peuvent faire l’objet d’une démarche d’apostille, tels que :
- Un extrait de casier judiciaire ;
- Un certificat de naissance ;
- Une carte nationale d'identité ;
- Un passeport ;
- Un diplôme ;
- Un acte notarié ;
- Un acte judiciaire ;
- Un acte administratif ;
- Un titre de propriété intellectuelle ;
- …
Toutefois, en fonction du pays et du document concernés, les obligations de certification peuvent varier (démarche d’apostille, de légalisation ou dispense totale).
Suivant le pays, la traduction doit être réalisée par un traducteur juré ou une agence de traduction spécialisée dans les traductions officielles pour pouvoir être certifiée. L’apostille est délivrée par les autorités compétentes. Notre agence de traduction peut prendre en charge ces deux étapes pour vous : la traduction certifiée (jurée) et l’apostille. Vous pouvez nous contacter via notre formulaire en ligne ou par e-mail.