Vous souhaitez faire légaliser ou apostiller un document établi à l’étranger et vous vous interrogez sur la marche à suivre ? Traducta vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document étranger et revient sur les grandes étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.
Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger et à quoi ça sert ?
La légalisation d’un document étranger destiné à une instance administrative suisse est une démarche d’authentification visant à certifier la véracité de la signature ; de la fonction et de l’autorité du signataire ; et de l’identité du sceau ou du timbre. La légalisation permet ainsi d’attester de la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.
Cette démarche d’authentification peut être exigée par l’administration suisse dans plusieurs cas de figure. Elle peut notamment être nécessaire dans le cadre d’une démarche internationale, telle que :
- Un retour d’expatriation ;
- La création d’une filiale à l’étranger ;
- Un appel d’offres à l’étranger ;
- Une demande d’équivalence académique en Suisse après des études dans une université étrangère ;
- Une demande de naturalisation ;
- Un mariage entre conjoints étrangers ;
- Une démarche d’adoption ;
- …
La démarche de légalisation peut, à l’inverse, être réalisée pour un document établi en Suisse et destiné à un pays étranger. Les obligations et démarches de légalisation ne seront pas les mêmes selon l’acte à authentifier et selon les pays concernés.
Quels documents peuvent faire l’objet d’une légalisation ?
La plupart des actes publics et privés étrangers peuvent faire l’objet d’une légalisation en Suisse. Il peut notamment s’agir :
- d’un acte d’état civil (acte de décès, acte de naissance, acte de mariage…) ;
- d’un acte notarié ;
- d’un acte émis par une juridiction judiciaire ou administrative (jugement de divorce, etc.) ;
- d’actes sous seing privé (attestation sur l’honneur, lettre de recommandation, certificat d’hébergement, facture, reconnaissance de dette…) ;
- …
Légalisation ou apostille : que choisir ?
L’apostille est une démarche d’authentification simplifiée et plus rapide que la légalisation. Elle est régie par la Convention de la Haye. Les autorités compétentes pour réaliser une apostille en Suisse sur des actes publics sont l’autorité cantonale de légalisation concernée et la Chancellerie fédérale à Berne. L’authentification par apostille est attestée via l’apposition d’un timbre (nommé « apostille »). Elle consiste, comme la légalisation, à certifier l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire.
Le choix de la procédure d’authentification dépend, là encore, des pays concernés.
Comment faire légaliser ou apostiller un document étranger ? Toutes les étapes
Faire traduire le document étranger à légaliser ou apostiller
Avant de démarrer une quelconque démarche d’authentification, le document rédigé en langue étrangère doit tout d’abord être traduit dans la langue d’usage dans le canton concerné (français, romanche, allemand ou italien). Cette traduction jurée, copie conforme de l’original, atteste de la valeur juridique du document traduit.
Chez Traducta, nous sommes en mesure d’effectuer tous types de traductions certifiées, quel que soit le couple de langues (anglais-français, espagnol-italien, arabe-français…).
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Faire une demande de légalisation ou d’apostille
Une fois la traduction délivrée, le commanditaire devra remettre le document d’origine accompagné de sa traduction à l’ambassade ou au consulat suisse du pays émetteur (là encore, les démarches à effectuer et les autorités habilitées peuvent varier en fonction des pays). L’acte doit généralement avoir été pré-légalisé par l’autorité compétente dans le pays émetteur.
Dans certains cas, la demande d’authentification peut être refusée. C’est notamment le cas :
- si le document est exempt de signature ou de sceau original ;
- si la signature ou le sceau sont inconnus et ne peuvent pas être vérifiés ;
- s’il s’agit d’un certificat religieux (certificat de baptême par exemple) ;
- si le document est laminé ou collé ;
- si le document est délivré par une instance non reconnue ;
- …
Les coûts et délais de légalisation et d’apostille d’un document étranger
Les délais de légalisation dépendent de la durée de traitement nécessaire pour la pré-légalisation par les autorités du pays émetteur de l’acte. Cette démarche, qui nécessite une double légalisation, est toutefois plus longue qu’une procédure d’authentification par apostille.
Pour légaliser un document étranger, le commanditaire peut également s’adresser à une agence spécialisée dans ce type de services d’authentification.
Les coûts de la légalisation dépendent du pays émetteur et peuvent varier de 20 CHF à plus de 100 CHF selon l’État concerné et les démarches à effectuer.
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Nos réponses à vos questions sur la légalisation et apostille de documents étrangers
Pour faire légaliser un document suisse destiné à être remis à une instance étrangère, il est nécessaire de s’adresser au service état civil, naturalisations et légalisations de l’OCPM (Office cantonal de la population et des migrations). Ce service se charge de légaliser les signatures (la présence du signataire est obligatoire, sauf si sa signature a déjà été déposée auprès du service dans les 5 dernières années), ainsi que les documents émis dans le canton de Genève. Les actes réalisés à l’étranger ou dans un autre canton doivent être légalisés par d’autres autorités, qui varient selon le type document, selon le pays et selon le canton concernés.
Pour faire légaliser un document suisse pour l’étranger, le demandeur doit se rendre au service des légalisations de l’OCPM (Office cantonal de la population et des migrations).
Quant aux démarches de légalisation d’un document étranger pour la Suisse, elles dépendent du pays émetteur et de la réglementation applicable (certification de la signature par notaire, légalisation auprès du consulat suisse dans le pays concerné…). Les autorités consulaires suisses dans le pays étranger seront en mesure de vous indiquer la marche à suivre.
La demande de légalisation d’un document étranger pour la Suisse doit au préalable faire l’objet d’une traduction certifiée. Certaines agences de traduction, telles que Traducta, peuvent se charger, dans certains pays, de faire légaliser ou apostiller le document étranger. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus. S’il effectue les démarches par lui-même, le demandeur devra alors s’adresser à l’ambassade ou au consulat suisse du pays émetteur de l’acte pour connaître les modalités de légalisation à effectuer. Quant à la demande d’authentification d’un document suisse pour l’étranger, elle doit être effectuée auprès de la cellule légalisations de l’OCPM.
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