La maggior parte dei prodotti richiede oggi una documentazione tecnica per assistere l’acquirente durante l'installazione, l’uso e la manutenzione. Oltre alle istruzioni obbligatorie richieste per legge, i clienti desiderano istruzioni dettagliate che possano rispondere in pochi minuti alle domande più comuni sul prodotto e aiutare a risolvere piccoli problemi senza dover contattare direttamente il produttore. Una formulazione chiara e capitoli ben strutturati rendono più facile trovare le informazioni che si stanno cercando, e le brevi presentazioni e le applicazioni esemplificative sono modi semplici per dare sicurezza all’utilizzatore. Ecco alcuni consigli per scrivere una documentazione tecnica utile per gli utenti.
1. Strutture e titoli brevi e chiari
Una documentazione tecnica aiuta l’utilizzatore solo se l’autore è consapevole di non scrivere per se stesso ma per l’utente. Quale gruppo target deve essere raggiunto? Qual è il suo grado di conoscenza tecnica? Quali termini sono familiari ai lettori e dove c’è bisogno di una piccola spiegazione? Capitoli e termini chiari e comprensibili creano un filo conduttore che può guidare l’utente anche attraverso manuali di parecchie pagine.
2. Presentazioni e illustrazioni chiare
Senza un indice con parole chiave anche il migliore manuale è soltanto una raccolta di informazioni difficili da trovare. Nella scelta delle parole chiave, l’attenzione dovrebbe essere focalizzata sul modo di pensare dei lettori e la modalità di ricerca più probabile dovrebbe costituire il criterio su cui costruire il documento. Partendo dall’impostazione e dalla prima messa in funzione, tutti gli altri punti seguono in chiara logica di successione uno dopo l'altro. Ogni presentazione deve rimanere il più possibile snella e contenere solo le informazioni strettamente necessarie. Piccoli riquadri informativi con contorni colorati pongono in evidenza le informazioni essenziali.
3. Screenshot e disegni dettagliati illustrano processi complessi
Il disegno esploso completo di un motore fornisce sicuramente moltissime informazioni, ma serve ben poco ad un profano che cerca solo l’asta per controllare il livello dell’olio. Lo stesso vale per gli screenshot e i disegni minuziosi, che hanno lo scopo di spiegare in modo dettagliato soltanto un punto del prodotto. Resi il più semplice possibile, aiutano il lettore a procedere più velocemente e per ulteriori fonti di informazione può essere utile un link o il riferimento ad un altro capitolo.
4. Esempi e video
I video sono sempre più popolari, perché molti contesti sono più facili da mostrare che da descrivere. Un piccolo video per gli utenti viene realizzato rapidamente e può essere integrato nella propria homepage o può anche servire come pubblicità su piattaforme note. Anche gli esempi sono un metodo sicuro per aiutare gli utilizzatori. Se si vede quale risultato ha un’azione coronata da successo, si trova più rapidamente il modo per accedere alle altre funzionalità del prodotto. Nel caso del software, le schermate sono un vero e proprio aiuto per la maggior parte degli utenti.
5. Traduzioni professionali effettuate da un servizio di traduzione tecnica
Una buona documentazione tecnica costa tempo, ma porta un valore aggiunto per i produttori ed i clienti. Se un prodotto non deve essere commercializzato solo a livello nazionale, ma deve conquistare anche i mercati internazionali, si pone la questione di una traduzione di alta qualità. I traduttori madrelingua esperti vengono spesso incaricati di varie traduzioni, ma in questo caso un servizio di traduzione tecnica è la scelta migliore. La comprensione tecnica di un prodotto è la base di ogni buona traduzione. Uno stile di scrittura molto concreto e preciso e la capacità di trovare sinonimi che riflettano esattamente il contenuto del testo originale sono requisiti fondamentali nella traduzione delle documentazioni tecniche. In questo modo un prodotto viene descritto in modo ottimale in ogni lingua e il valore aggiunto di una presentazione ricca di dettagli viene mantenuto in ogni lingua di destinazione.