Apostille o legalizzazione di documenti stranieri: tutto ciò che occorre sapere

Se si desidera che un documento o un certificato rilasciato all'estero venga legalizzato o apostillato e ci si sta chiedendo come procedere, vale la pena continuare a leggere. Di seguito sarà riportato tutto ciò che occorre sapere sulla legalizzazione di un documento straniero, dedicando una particolare attenzione ai passi più importanti da compiere.

Che cos'è la legalizzazione di documenti e qual è il suo scopo?

La legalizzazione di un documento straniero destinato a un'autorità amministrativa è una procedura di autenticazione volta a certificare l'esattezza della firma, la funzione e l'autorità del firmatario e l'identità del sigillo o del timbro. La legalizzazione consente di certificare legalmente un documento straniero nel Paese di origine del firmatario.

Tale autenticazione può essere richiesta in situazioni quali:

• rientro dall'estero
• costituzione di una filiale all'estero
• indizione di una gara d'appalto all'estero
• richiesta di certificato di qualifica equipollente dopo avere studiato presso un'università straniera
• domanda di naturalizzazione
• matrimonio tra soggetti di diversa nazionalità
• procedura di adozione

Parimenti, la legalizzazione può essere effettuata anche per un documento che viene rilasciato in un Paese, ma è destinato ad essere usato in un altro Paese. A seconda del documento da legalizzare e del Paese interessato, le regole e i passi per la legalizzazione potrebbero non essere gli stessi.

Quali documenti possono essere legalizzati?

La maggior parte dei documenti pubblici e privati stranieri può essere legalizzata. Tra questi rientrano:

• certificati di morte, certificati di nascita, certificati di matrimonio ecc.
• atti notarili
• documenti emessi da un tribunale (ad es. sentenze di divorzio)
• estratti dal registro delle imprese
• certificati rilasciati da autorità amministrative
• documenti privati (deposizioni giurate, lettere di raccomandazione, testamenti olografi, procure, contratti informali di vendita, ecc.)

Legalizzazione o apostille: quale scegliere?

L’apposizione di un'apostille è una procedura di autenticazione semplificata e più veloce rispetto alla legalizzazione ed è regolata dalla Convenzione dell'Aia. Consiste nell'autenticazione di un documento per l'uso in un altro Paese. Il certificato di apostille certifica l'autenticità del sigillo, la firma e l'identità del firmatario (allo stesso modo della legalizzazione).

La scelta del metodo di autenticazione dipende anche dai Paesi interessati.

Inoltre, vi sono documenti stranieri che non devono essere legalizzati o apostillati se il Paese che rilascia il documento ha sottoscritto un accordo bilaterale per questo tipo di documento. Ciò vale in particolare per alcuni documenti pubblici.

Come si può far legalizzare o apostillare un documento o un atto?

Passaggio 1: Bisogna far tradurre il documento.

Prima che un documento in una lingua straniera possa essere legalizzato, deve essere tradotto da un traduttore giurato o da un'agenzia di traduzione, unici soggetti autorizzati a produrre traduzioni ufficiali. Questa traduzione certificata (giurata), che è una copia esatta dell'originale, certifica la validità legale del documento tradotto. Questo passaggio è obbligatorio prima di poter richiedere la legalizzazione o l'apostille.

Traducta realizza traduzioni certificate di ogni tipo, indipendentemente dall'abbinamento linguistico (inglese-italiano, cinese-italiano, francese-italiano, spagnolo-italiano, arabo-italiano, ecc.). Il documento del cliente viene affidato a un traduttore qualificato ed esperto e lo stesso traduttore, o in sua vece l’agenzia, si occuperà anche della legalizzazione del documento medesimo o dell’apposizione dell'apostille sullo stesso, garantendo così che la traduzione ufficiale possa essere utilizzata immediatamente dal cliente. È possibile ottenere ulteriori informazioni contattando direttamente Traducta.

→ Vale la pena di ricordare che: se i documenti o i certificati vengono tradotti nel Paese in cui se ne dovrà fare uso, le traduzioni saranno certamente accettate.

Passaggio 2: Bisogna richiedere la legalizzazione o l'apostille

Non appena la traduzione è disponibile, bisogna trasmettere il documento originale insieme alla traduzione all'ambasciata o al consolato del Paese di rilascio. Inoltre, il documento deve essere stato preautenticato dall'autorità competente del Paese di rilascio (nella maggior parte dei casi il Ministero degli Esteri). Una volta completata la procedura, al documento viene apposto un timbro ufficiale di legalizzazione, che ne conferma l'autenticità.

In alcuni casi, la richiesta di autenticazione può essere respinta, ad esempio:

• se il documento non riporta una firma o un timbro originali
• se la firma o il timbro sono sconosciuti o non possono essere verificati
• se si tratta di un certificato religioso (ad es. un certificato di battesimo)
• se il documento è plastificato o incollato
• se il documento è stato rilasciato da un organismo non riconosciuto.

Costi e scadenze per la legalizzazione e l'apostille di un documento straniero

Il tempo necessario per ottenere una legalizzazione dipende dal tempo richiesto per concedere la preautorizzazione dalle autorità del Paese che rilascia il documento. Questo processo, che necessita di una doppia legalizzazione, richiede più tempo di una procedura di apposizione di un’apostille.

Per legalizzare un documento straniero, è anche possibile rivolgersi a un'agenzia specializzata nel fornire questo tipo di servizio di autenticazione.

Il costo della legalizzazione di un documento o di un atto dipende dal Paese in cui la procedura ha luogo.

FAQ su legalizzazione e apostille di documenti stranieri